Skärpta regulatoriska krav och ökade förväntningar på dataskydd gör att allt fler svenska organisationer ser över var deras verksamhetskritiska data faktiskt lagras. För företag som använder monday.com kan det innebära en välmotiverad flytt från amerikanska till europeiska servrar. En sådan migration är ett strukturerat IT-projekt som kräver noggrann föranalys, tydlig ansvarsfördelning och ett väldefinierat genomförandeplan för att minimera driftpåverkan. Denna guide beskriver de regulatoriska skälen, de förberedelser som krävs och de metoder som finns tillgängliga för en kontrollerad övergång.
Data residency handlar inte enbart om den geografiska placeringen av servrar – det handlar om vilket rättsligt ramverk som reglerar hur data får lagras, behandlas och lämnas ut.
När en europeisk organisation använder monday.com med US-hosting uppstår ett scenario med parallella regelverk: organisationen är fortsatt bunden av GDPR i egenskap av personuppgiftsansvarig, samtidigt som amerikansk lagstiftning kan bli tillämplig på leverantören och dess infrastruktur. Dessa ramverk är uppbyggda på olika sätt och kan i vissa avseenden skapa motstående skyldigheter – exempelvis ger lagar som CLOUD Act amerikanska federala myndigheter möjlighet att begära tillgång till data hos amerikanska leverantörer, oavsett var datan fysiskt lagras.
Det innebär inte att US-hosting per definition är oförenlig med GDPR. Huruvida en dataöverföring eller lagring uppfyller GDPR-kraven avgörs av flera faktorer: vilken överföringsmekanism som tillämpas (exempelvis standardavtalsklausuler, SCC), vilka tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder som finns på plats, samt leverantörens faktiska åtkomstmöjligheter till datan. Det är en sammantagen bedömning, inte en fråga om geografi i sig.
Trots detta finns det tre välgrundade skäl för europeiska organisationer att överväga en flytt till EU-hosting:
Lägre compliance-komplexitet: EU-hosting minskar behovet av att tillämpa och löpande dokumentera överföringsmekanismer för tredjeland, såsom standardavtalsklausuler (SCC). Det förenklar compliance-arbetet, men ersätter inte kravet på korrekt konfiguration, behörighetsstyrning och personuppgiftshantering inom plattformen – dessa faktorer påverkar efterlevnaden oavsett serverregion.
Enklare kommunikation kring dataskydd: EU-hosting innebär att primärdata behandlas inom EU:s jurisdiktion, vilket kan förenkla dialogen med kunder, tillsynsmyndigheter och interna compliance-funktioner. Det är dock viktigt att notera att skyddsnivån i praktiken även beror på leverantörens implementation och organisationens egna rutiner.
Minskad exponering mot förändringar i tredjelandsregelverket: Förutsättningarna för dataöverföring till tredjeland har förändrats vid flera tillfällen – bland annat genom Schrems I och II-domarna. EU-hosting reducerar exponeringen mot den typen av framtida förändringar, även om det regulatoriska landskapet fortsätter att utvecklas även inom EU.
Flytten till monday.coms EU-region kan minska compliance-komplexiteten och ge en mer förutsägbar situation för datahantering. Det är dock viktigt att ha realistiska förväntningar: serverregion är en av flera faktorer som påverkar GDPR-efterlevnad, och organisationen kvarstår som personuppgiftsansvarig med fullt ansvar för hur plattformen konfigureras och används.
Notera gällande plan och residency: Enligt monday.coms dokumentation gäller strikt EU-residency inklusive underleverantörer enbart Enterprise-planer. För Standard- och Pro-konton lagras primärdata i EU-regionen, men viss data hos underleverantörer kan fortfarande behandlas utanför EU. Eftersom monday.coms produktvillkor och planstruktur uppdateras löpande rekommenderar vi att ni alltid verifierar aktuella åtaganden direkt mot deras Trust Center innan beslut fattas.
Identifiera er nuvarande dataplacering
Konton skapade före den 23 januari 2023 är i många fall fortfarande placerade på amerikanska servrar. monday.com migrerar inte befintliga konton automatiskt till EU-regionen, varför det är nödvändigt att aktivt verifiera var er data befinner sig.
Så här kontrollerar ni er nuvarande dataplacering:
Klicka på er profilbild uppe till höger i monday.com.
Välj Administration i menyn.
Er dataplacering framgår längst ned på profilsidan.
För fullständig dokumentation om dataplacering, se monday.coms supportartikel om data residency.
Är er data placerad i USA och organisationen hanterar personuppgifter tillhörande EU-medborgare, bör frågan om dataplacering ingå i en bredare compliance-översyn utan onödig fördröjning.
Datakvalitet och struktur
Det är viktigt att förstå att en regional flytt i monday.com inte genomförs genom att ändra en inställning i ett befintligt konto. Processen kräver att ett nytt konto skapas i EU-regionen och att all information migreras dit på ett kontrollerat sätt.
En grundlig föranalys av den befintliga miljön är avgörande för ett framgångsrikt utfall. Följande områden bör kartläggas innan migrationen påbörjas:
Integrationer: Vilka externa system är i dag kopplade till monday.com? Integrationer mot exempelvis HubSpot, Jira, Teams eller affärssystem måste konfigureras om och verifieras i den nya EU-miljön.
Automatiseringar och dashboards: Standardexporter inkluderar inte avancerade automatiseringar eller övergripande dashboards. Dessa behöver dokumenteras systematiskt och rekonstrueras manuellt i målmiljön.
Datakvalitet och struktur: Migrationen är ett lämpligt tillfälle att genomföra en översyn av befintlig data – avveckla inaktiva användarkonton, arkivera inaktuella boards och etablera en enhetlig namnkonvention för framtida bruk.
Valet av migreringsmetod styrs av kontots komplexitet, datavolym och tillgänglig teknisk kapacitet. De tre metoderna nedan är inte ömsesidigt uteslutande – i praktiken bygger de ofta på varandra och anpassas successivt utifrån vad miljön kräver.
1. Manuell export och import
(Lämplig för mindre konton med begränsad komplexitet)
Boards exporteras till Excel eller CSV-format och importeras manuellt i det nya kontot.
Begränsningar: Metoden är resurskrävande och hanterar inte relationer mellan boards (Connect boards), underartiklar (Subitems) eller bifogade filer på ett tillfredsställande sätt. Automatiseringar, dokument och länkar måste återskapas manuellt.
2. App-baserad migrering
(Den rekommenderade metoden för de flesta konton)
Genom en monday.com-app sparas er befintliga arbetsyta som en workspace-mall, som sedan installeras i det nya EU-kontot. Metoden är mer strukturerad än manuell export och kräver ingen egen skriptutveckling.
Att beakta: Inte alla konfigurationer följer med i mallen – automatiseringar, filbilagor och vissa kolumntyper kan behöva hanteras separat efter migrationen.
3. API-baserad migrering
(Tillämpas när datavolym eller komplexitet överstiger vad den app-baserade metoden kan hantera på egen hand)
För konton med stora mängder items, komplexa board-relationer eller omfattande underobjektstrukturer kan API-baserade skript introduceras som ett kompletterande steg, efter att arbetsytans struktur redan etablerats i EU-miljön via app-metoden. Det är alltså inte en fristående migreringsmetod utan ett sätt att hantera datalagret med högre precision när situationen kräver det.
Att beakta: Detta tillvägagångssätt kräver tekniska resurser och bör scopas noggrant i förväg – inte all data och alla konfigurationer kan migreras programmatiskt, och en manuell genomgång efter processen rekommenderas alltid.
En migration av monday.com-data från US- till EU-regionen är ett välmotiverat initiativ för organisationer som vill minska sin compliance-komplexitet och reducera exponeringen mot regulatoriska förändringar kring tredjelandsöverföringar. Det är dock viktigt att ha realistiska förväntningar: EU-hosting är en av flera faktorer som påverkar GDPR-efterlevnad och ersätter inte organisationens eget ansvar som personuppgiftsansvarig.
Föranalysens kvalitet är avgörande för genomförandets framgång. En välstrukturerad kartläggning av integrationer, automatiseringar och datastruktur – kombinerat med rätt migreringsmetod för er miljö, oavsett om det rör sig om app-baserad migrering, API-komplement eller en kombination av båda – skapar förutsättningar för en kontrollerad övergång med minimal verksamhetspåverkan.
På Straviont har vi genomfört monday.com-migrationer för organisationer av varierande storlek och komplexitet. Hör av er om ni vill diskutera er situation och vad en strukturerad övergång skulle innebära för er verksamhet.
Blogg artiklar
Få inspiration med våra senaste tankar
om digital transformation
